外国人を特定技能で雇用する際には、在留資格変更許可申請が必要です。変更には正確な書類作成や記入、そして企業側の協力が欠かせません。本記事では、在留資格変更許可申請書の記入方法、必要な添付書類、注意点までを網羅的に解説し、特定技能の外国人材を採用・雇用したい企業担当者向けに実務的な情報を提供します。
在留資格変更許可申請とは何かを正確に理解する
在留資格変更許可申請は、外国人が日本国内で活動内容（就労内容や滞在目的）を変更する際に必要な行政手続きです。たとえば、留学生が卒業後に特定技能で就職する場合や、技能実習から特定技能にステップアップする場合などが該当します。
この申請が許可されると、新しい在留カードが交付され、合法的に新たな職種で働くことができるようになります。申請には外国人本人が「申請人等作成用」を、受け入れ企業が「所属機関等作成用」を分担して記入します。
【ケース別】特定技能への主な在留資格変更ルート
留学から特定技能への変更には要件確認と書類精査が重要
日本の大学や専門学校を卒業した外国人が、特定技能として企業に就職する場合、「留学」から「特定技能」への変更手続きが必要です。これは近年の外国人求人市場で非常に多く見られるパターンです。
記入のポイント
- 住居地の記載：在留カードに記載の現住所を正確に記入。
- 変更理由：勤務先企業名と職種を明確に記載。
- 技能・日本語能力：合格証明書の正式名称を記入（例：飲食料品製造業特定技能1号技能測定試験、日本語能力試験N3）。
技能実習から特定技能への移行はスムーズな雇用継続の鍵
技能実習終了者が日本で引き続き働くためには、「特定技能」への変更が求められます。受け入れ企業にとっては実務経験のある即戦力をそのまま雇用できる大きなチャンスです。
書類上の注意点
- 職歴の一貫性：過去の申請と内容が矛盾しないように記載。
- 特定技能雇用契約の明示：従事する業務、報酬、労働時間などは雇用契約書と一致させること。
在留資格変更に必要な申請書と記入時の注意点
在留資格変更許可申請書は複数ページにわたるもので、外国人本人と企業が協力して作成します。以下のような点に注意して記入を進めましょう。
申請人等作成用の記入ポイント
- 本人情報・職歴：在留カードと一致させる。過去の職歴も正確に。
- 署名欄：本人が署名し、シャーペンや消せるペンの使用は禁止。
- 技能・語学試験の記載：合格した試験名を正式名称で記入。
所属機関等作成用の記入ポイント
- 特定技能雇用契約：業務内容・報酬などを明確にし、運用要領通りに記載。
- 雇用保険番号・勤務先情報：書類上の番号と一致することを確認。
- 登録支援機関の対応言語：外国人の母語が対応言語に含まれるかチェック。
特定活動を活用した在留資格変更の一時的措置について
在留期限までに特定技能の申請が間に合わない場合、「特定活動」への一時変更で在留を継続することが可能です。この方法は、必要書類が比較的少なく、雇用の中断を避ける手段として有効です。
記載内容のポイント
- 活動内容：「特定技能１号への移行準備のため」と明記。
- 月額報酬：各種手当を除いた実報酬額を記入。
- 業務内容詳細：「特定技能」と同様の内容であることを強調。
特定技能で外国人を雇用するための分野別注意点
建設分野での特定技能変更には追加手続きが必要
建設分野で外国人を雇用する場合、変更申請前に「建設キャリアアップシステム」への登録や「建設特定技能受入計画」の認定が必要です。申請時にはこれらの情報を証明する書類を添付する必要があります。
製造3分野では協議会加入が事前要件となる
素形材、産業機械、電気電子情報の製造3分野では、協議・連絡会への加入が義務です。加入には製造現場の写真、設備の資料などが求められ、審査に数週間かかることもあるため、計画的に進めることが重要です。
在留資格変更時に企業が準備すべき必要書類一覧
特定技能で外国人を雇用するために、企業側が用意すべき代表的な書類は以下の通りです。
主な企業提出書類
- 特定技能雇用契約書・雇用条件書の写し
- 雇用経緯説明書・報酬に関する説明書
- 健康診断個人票・給与所得の源泉徴収票
- 労働保険料や社会保険料の納付証明書
- 特定技能企業概要書・登記事項証明書
必要に応じて、分野別の補足資料（例：製造業の画像など）も追加提出が求められるケースがあります。
申請人が用意する主な書類と注意点
外国人本人が準備する主な書類も企業がサポートすることで、申請の精度が高まり、許可率の向上にもつながります。
申請人の準備物
- 顔写真（3か月以内・4cm×3cm・無加工）
- 在留カード・パスポート
- 技能測定試験と日本語試験の合格証明書
- 健康保険証、国民年金領収書、住民税証明書などの公的書類
公的義務（保険・年金・税金）に未納がある場合には、誓約書の提出が必要になります。企業は必要に応じて、これらの情報の収集や未納の有無を一緒に確認することが望ましいです。
顔写真の不備で申請が受理されないケースが増加中
申請時に添付する顔写真は意外と見落とされがちなポイントですが、厳しくチェックされる項目です。サイズ、鮮明さ、加工の有無を満たしていない場合、受付自体がされないこともあります。企業側が事前に確認し、必要に応じて再撮影を促すことが推奨されます。
まとめ
外国人の在留目的が変更される場合には、在留資格変更許可申請が必要となり、企業と外国人本人が協力して書類を整えることが不可欠です。特定技能への変更では、求人ニーズと在留制度の要件が密接に関わっており、申請内容や添付書類に不備があると、不許可や再提出のリスクが高まります。
特定技能に関わる雇用を成功させるためには、分野別の要件や協議会加入、適切な申請書の記載、そして顔写真や健康診断などの細かい条件も丁寧に確認する必要があります。制度の変更や最新情報については、必ず出入国在留管理庁の公式情報を確認し、常に正確な対応を心がけましょう。
