【特定技能】在留資格認定証明書の申請方法と雇用企業が知るべき実務ポイント

在留資格認定証明書は、日本で中長期的に活動する外国人が就労ビザや特定技能ビザを取得するために必要な書類です。企業が外国人を「雇用」する際には、この認定証明書の仕組みを理解し、適切な「求人」活動や入国までの手続きを正確に進めることが求められます。

本記事では、在留資格認定証明書の役割から、申請手続き、必要書類、有効期限、トラブル時の対応までを具体的に解説し、特定技能の受け入れを検討する企業に向けた実務情報を提供します。

在留資格認定証明書の基本知識と役割

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility）は、日本に中長期滞在する外国人が、その活動内容によって在留資格を取得できるかどうかを事前に審査するための書類です。これを取得することで、ビザ（査証）申請時の審査が円滑になり、日本入国後の在留資格付与がスムーズに行われます。

特定技能ビザを取得する外国人にもこの証明書は必要です。対象は3カ月を超える中長期滞在を希望する外国人で、観光などの短期滞在には適用されません。企業が外国人を受け入れる際には、事前にこの仕組みを把握しておくことが、適正な雇用管理の第一歩となります。

在留資格認定証明書の取得から外国人が日本へ入国するまでの一般的な流れは以下の通りです。

近年、在留資格認定証明書の申請はオンライン化が進み、受入機関や行政書士がインターネット経由で申請できるようになっています。これにより、時間や場所を問わず申請でき、求人活動のスピードアップにもつながります。

特定技能ビザの申請には、外国人と締結した「雇用契約書」や、生活支援を行うための「支援計画書」などの書類が必須です。支援内容には、生活オリエンテーション、住居確保、相談体制の整備などが含まれます。

企業はその規模や業績に応じて「カテゴリー1～4」に分類され、それにより提出する書類が異なります。たとえば、上場企業などのカテゴリー1では提出書類が簡素化される一方、中小企業に該当するカテゴリー3や4では詳細な財務書類の提出が求められるため、事前準備が重要です。

在留資格認定証明書は、発行から3カ月以内に入国しなければ無効となります。期限が過ぎると再発行はできず、最初から手続きが必要です。企業が証明書を外国人本人に送付する際は、追跡可能な方法を使い、紛失や誤送を防ぐ対策が不可欠です。

内定取り消しや本人の辞退により入国が中止となった場合は、認定証明書を地方出入国在留管理局に返納する義務があります。この際、返納理由を記載した書面も併せて提出する必要があります。

申請が不交付になった場合、出入国在留管理局でその理由を確認することが可能です。原因が明確になれば、改善後に再申請することで認定される可能性があります。申請内容の虚偽や日本入国禁止歴などがあると不交付の対象になります。

在外公館でのビザ申請が不許可となるケースもありますが、その場合も再度認定証明書から申請し直す必要があります。認定証明書はビザの発給を保証するものではなく、最終的な判断は大使館によるビザ審査で行われます。

在留資格は、外国人が日本で合法的に活動するための法的資格を指します。対して、在留カードはその資格を証明する身分証明書で、入国後に交付されます。企業は外国人の「雇用」前に、必ず在留カードを確認し、就労制限の有無や資格外活動許可の有無を確認しなければなりません。

認定証明書は再発行ができないため、万一紛失した場合には最初から書類を準備して再申請することになります。多くの書類を送る過程で証明書が紛れて紛失してしまう事例も多いため、企業の担当者は慎重な管理が求められます。

外国人材を特定技能などの在留資格で受け入れる企業にとって、在留資格認定証明書の取得と管理は、スムーズな雇用に直結する重要な業務です。

正しい知識をもとに申請準備を進め、入国から就労開始までを円滑に進めることで、外国人材の受け入れが企業の発展に貢献する確かな一歩となります。今後も制度変更や運用の見直しが行われる可能性があるため、最新の情報を常に確認する姿勢も大切です。